Informativa Privacy — Assistente Legale AI
1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento dei dati personali è:
Studio Legale VDS Via Cristoforo Colombo n. 456 — 00145 Roma Telefono: +39 06 5964 7595 Email: info@intercodex.net
2. Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)
In assenza di DPO formalmente nominato, per esercitare i diritti e per qualsiasi richiesta in materia di trattamento dei dati personali è possibile contattare il Titolare ai recapiti sopra indicati.
3. Oggetto e ambito di applicazione della presente informativa
La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali raccolti tramite l’Assistente Legale AI (di seguito “Chatbot”) integrato nel sito web https://intercodex.net.
L’informativa si applica esclusivamente all’interazione con il Chatbot. Per le modalità generali di trattamento dei dati raccolti tramite il sito web (cookie tecnici, statistici, di profilazione, form di contatto, ecc.) si rimanda alla Cookie Policy e all’informativa generale del sito.
4. Tipologie di dati trattati
Attraverso l’utilizzo del Chatbot, il Titolare tratta le seguenti categorie di dati personali:
4.1 Dati forniti volontariamente dall’utente
- Contenuto dei messaggi: testo libero digitato dall’utente durante la conversazione, che può includere descrizioni di situazioni personali, fatti, circostanze, opinioni e — su iniziativa dell’utente — eventuali dati particolari ex art. 9 GDPR (es. dati relativi alla salute, all’origine, a procedimenti giudiziari).
- Dati di contatto: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, eventualmente forniti dall’utente per essere ricontattato dallo Studio.
4.2 Dati raccolti automaticamente
- Identificativo di conversazione: un codice univoco (
conversation_id) generato dal sistema per tracciare la singola sessione conversazionale. - Identificativo di sessione: identificatore tecnico della sessione web (
session_id), utilizzato per gestire la continuità della conversazione. - Indirizzo IP: registrato a fini di sicurezza, rilevazione di abusi e log degli accessi amministrativi.
- Dati tecnici di navigazione: tipologia di browser, sistema operativo, lingua dell’interfaccia, area legale di interesse rilevata automaticamente dalle parole chiave della conversazione.
- Timestamp: data e ora dei singoli messaggi scambiati.
4.3 Dati derivati dall’elaborazione AI
- Classificazione interna: l’algoritmo AI può attribuire alla conversazione una classificazione automatica (es. area legale rilevata, livello di urgenza stimato) ad uso esclusivo dello Studio per finalità di organizzazione interna.
5. Finalità del trattamento e base giuridica
I dati sono trattati per le seguenti finalità:
| Finalità | Base giuridica (art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Fornitura del servizio di assistenza AI per orientamento legale di primo livello | Consenso esplicito dell’interessato — art. 6, par. 1, lett. a) |
| Eventuale ricontatto dello Studio per l’avvio di una pratica o per consulenza personalizzata | Consenso esplicito dell’interessato — art. 6, par. 1, lett. a) |
| Archiviazione delle conversazioni per finalità di qualità del servizio, miglioramento del Chatbot e prevenzione di abusi | Legittimo interesse del Titolare — art. 6, par. 1, lett. f) |
| Adempimento di obblighi legali (es. risposte a richieste dell’Autorità Giudiziaria o dell’Autorità Garante) | Obbligo legale — art. 6, par. 1, lett. c) |
| Difesa in sede giudiziaria di un eventuale diritto del Titolare | Legittimo interesse — art. 6, par. 1, lett. f) |
Per il trattamento di eventuali dati particolari ex art. 9 GDPR (relativi a salute, origine, procedimenti penali, ecc.) eventualmente forniti spontaneamente dall’utente nei messaggi, la base giuridica è il consenso esplicito dell’interessato ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. a) GDPR, manifestato volontariamente con l’inserimento dell’informazione nella conversazione.
6. Modalità del trattamento
Il trattamento avviene mediante:
- Strumenti informatici automatizzati, con misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate al rischio (cifratura delle comunicazioni HTTPS, controlli di accesso al pannello di amministrazione, protezione antimalware, filtri anti-iniezione di prompt malevoli).
- Trasmissione in tempo reale dei contenuti della conversazione al fornitore del modello linguistico AI (“Responsabile esterno”, vedi sezione 8) per l’elaborazione della risposta.
- Archiviazione locale dei log della conversazione nel database dello Studio, ospitato presso il fornitore di hosting indicato in sezione 8.
I dati non sono soggetti a profilazione in senso stretto né a decisioni automatizzate che producano effetti giuridici sull’utente. La classificazione automatica della conversazione (area legale, urgenza) è esclusivamente di supporto organizzativo interno e non determina alcuna decisione vincolante.
7. Periodo di conservazione
| Categoria di dato | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Conversazioni archiviate nel database dello Studio | 24 mesi dalla data dell’ultimo messaggio, salvo necessità di conservazione superiore per pratiche legali avviate |
| Dati di contatto forniti per ricontatto | Fino alla revoca del consenso o al venir meno della finalità — comunque massimo 12 mesi dall’ultimo contatto se non è stata avviata una pratica |
| Log degli accessi amministrativi e degli eventi di sicurezza | 12 mesi |
| Dati conservati per esigenze di difesa in giudizio | Fino alla prescrizione del diritto |
| Dati conservati per obblighi legali | Per il tempo previsto dalla normativa applicabile |
Al termine dei periodi indicati, i dati sono cancellati o anonimizzati in modo irreversibile.
8. Destinatari dei dati e trasferimenti
8.1 Responsabili esterni del trattamento
I dati raccolti tramite il Chatbot vengono comunicati ai seguenti soggetti che agiscono in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR:
| Responsabile | Ruolo | Sede | Trasferimento extra-UE | Garanzie applicate |
|---|---|---|---|---|
| Anthropic PBC | Fornitore del modello linguistico AI. I contenuti delle conversazioni sono trasmessi alle API di Anthropic per l’elaborazione delle risposte | Stati Uniti d’America | Sì | Standard Contractual Clauses (SCC) della Commissione Europea + impegni contrattuali specifici di Anthropic (Data Processing Addendum). Anthropic dichiara di non utilizzare i dati delle API per addestrare i propri modelli. |
| SupportHost | Fornitore di hosting del sito web e del database in cui sono archiviate le conversazioni | Italia / Unione Europea | No | Nessun trasferimento extra-UE. Trattamento ai sensi del GDPR. |
| Personale dello Studio Legale VDS | Autorizzati al trattamento ai sensi dell’art. 29 GDPR per finalità di gestione delle pratiche e qualità del servizio | Italia | No | Personale formato e vincolato da obbligo di riservatezza professionale e dal segreto professionale forense |
8.2 Trasferimento ad Anthropic PBC (USA)
Il trasferimento dei dati ad Anthropic, fornitore del modello AI, comporta il trasferimento di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Tale trasferimento è garantito dalle Standard Contractual Clauses (SCC) approvate dalla Commissione Europea con Decisione di esecuzione (UE) 2021/914 e integrate da misure supplementari contrattuali e tecniche specificate nel Data Processing Addendum di Anthropic, consultabile all’indirizzo: https://www.anthropic.com/legal/dpa.
L’utente può ottenere ulteriori informazioni e copia delle garanzie applicate contattando il Titolare ai recapiti indicati in sezione 1.
8.3 Comunicazione a terzi
I dati non sono diffusi né comunicati a soggetti diversi da quelli indicati, salvo:
- Su richiesta dell’Autorità Giudiziaria o di altre Autorità competenti
- In caso di necessità per la difesa in giudizio di diritti del Titolare
- Per adempiere a obblighi di legge
9. Diritti dell’interessato
L’interessato ha il diritto, in qualsiasi momento e a titolo gratuito, di esercitare i seguenti diritti previsti dagli articoli 15-22 GDPR:
- Accesso ai propri dati personali (art. 15)
- Rettifica dei dati inesatti o integrazione dei dati incompleti (art. 16)
- Cancellazione (“diritto all’oblio”) dei dati, nei limiti previsti dalla normativa (art. 17)
- Limitazione del trattamento (art. 18)
- Portabilità dei dati forniti, in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico (art. 20)
- Opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse (art. 21)
- Revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso effettuato prima della revoca (art. 7, par. 3 GDPR)
Per esercitare tali diritti, l’interessato può scrivere all’indirizzo email info@intercodex.net indicando come oggetto “Esercizio diritti privacy Chatbot”. Il Titolare risponderà entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta, salvo proroga di ulteriori 60 giorni in caso di complessità.
9.1 Diritto di reclamo
L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, autorità di controllo italiana:
- Sito web:
https://www.garanteprivacy.it - Email: garante@gpdp.it
- PEC: protocollo@pec.gpdp.it
- Indirizzo: Piazza Venezia 11, 00187 Roma
10. Limiti del servizio AI — Avvertenza
L’utente prende atto e accetta che:
- Il Chatbot fornisce orientamento informativo di primo livello e non costituisce consulenza legale personalizzata né sostituisce il parere di un avvocato.
- Le risposte sono generate da un modello linguistico artificiale e possono contenere imprecisioni, omissioni o riferimenti normativi non aggiornati.
- Per casi concreti e per qualsiasi decisione che possa avere conseguenze giuridiche è indispensabile rivolgersi a un avvocato dello Studio o a un altro professionista abilitato.
- Lo Studio Legale VDS non assume responsabilità per scelte compiute dall’utente sulla base esclusiva delle risposte del Chatbot.
11. Conservazione e sicurezza dei dati
Il Titolare ha adottato le misure di sicurezza tecniche e organizzative previste dall’art. 32 GDPR, tra cui:
- Cifratura delle comunicazioni mediante protocollo HTTPS/TLS
- Filtri tecnici anti-iniezione di prompt malevoli
- Filtri di output AI per rimuovere accidentali esposizioni di dati sensibili
- Backup periodici del database
- Controlli di accesso ai sistemi amministrativi
- Logging degli accessi e degli eventi di sicurezza
In caso di violazione dei dati personali (data breach), il Titolare provvederà alla notifica al Garante entro 72 ore dalla conoscenza della violazione, ai sensi dell’art. 33 GDPR, e — se previsto dall’art. 34 GDPR — alla comunicazione agli interessati coinvolti.
12. Modifiche all’informativa
La presente informativa può essere modificata o aggiornata in qualsiasi momento per adeguarsi a evoluzioni normative o a modifiche del servizio. La versione vigente è sempre quella pubblicata in questa pagina, con indicazione della data di ultimo aggiornamento.
Le modifiche sostanziali saranno comunicate agli utenti attraverso il Chatbot stesso, richiedendo se necessario un nuovo consenso esplicito.
Ultimo aggiornamento: 29.5.26 Versione: 1.2